Guide des fonctionnalités
Solution digitale de gestion du Conseil d'Administration du BNETD
Présentation des pages de l'application, module par module
Document illustré par de véritables captures d'écran de l'application
Version du 08/07/2026
Module 1
Accès et navigation
Point d'entrée de l'application et repères communs à toutes les pages.
Page de connexion
- Authentification par e-mail professionnel et mot de passe.
- Double authentification (2FA / TOTP) lorsqu'elle est activée sur le compte.
- Verrouillage automatique du compte après plusieurs échecs ; charte graphique BNETD.
Tableau de bord
- Écran d'accueil personnalisé selon votre profil.
- Cartes de synthèse : nombre de séances, séances à venir, comptes utilisateurs.
- Tableau des prochaines séances (date, organe, statut) avec accès direct.
- Barre de navigation supérieure : accès aux modules selon vos droits + cloche de notifications.
Les écrans propres à chaque utilisateur, quel que soit son profil.
Centre de notifications
- Notifications in-app des événements clés (convocation diffusée, vote ouvert, résolution scellée, questionnaire ouvert).
- Badge de non-lus affiché sur la cloche, visible depuis toutes les pages.
- Actions « Marquer comme lu » et « Tout marquer comme lu ».
Mes instances
- Liste des conseils et comités dont vous êtes membre (mandat actif).
- Composition de chaque instance : membres, fonction, date de début.
- Cloisonnement : vous ne voyez que les instances qui vous concernent.
Sécurité et 2FA
- Activation / désactivation de la double authentification (TOTP).
- Changement de votre mot de passe.
Calendrier
- Vue mensuelle des séances et vue liste.
- Navigation mois précédent / suivant.
- Export iCal (.ics) importable dans Outlook ou Google Agenda.
Module 3
Module A — Gestion des réunions et logistique
Organisation des séances du Conseil et des comités, de la planification au Board Book.
Liste des séances
- Séances du CA et des comités avec leur statut (Brouillon, Planifiée, Convoquée, Tenue, Clôturée).
- Création et planification d'une séance (secrétariat).
- Accès au détail de chaque séance.
Détail d'une séance
- Informations de la séance et changement de statut.
- Accès aux espaces : ordre du jour, convocations, présences, Board Book, votes, résolutions, échange.
- Documents de la séance (rattacher un document existant ou téléverser).
- Modèles d'ordre du jour (enregistrer / appliquer).
Ordre du jour
- Construction de l'ordre du jour en glisser-déposer, numérotation automatique.
- Rapporteur et durée par point ; association de documents aux points (alimente le Board Book).
Convocations
- Génération des convocations au format PDF.
- Diffusion par e-mail, suivi des accusés de réception et relances.
Présences et quorum
- Saisie des présences et des procurations.
- Calcul automatique du quorum selon les règles de l'organe.
Board Book
- Portefeuille de séance : PDF unique agrégé (page de garde, sommaire, documents concaténés).
- Section « Documents de la séance » regroupant les pièces rattachées.
Module 4
Module B — Votes et résolutions
Prise de décision en séance et sécurisation des résolutions.
Votes en séance
- Vote nominatif (Pour / Contre / Abstention) avec procurations pondérées.
- Dépouillement et calcul de la majorité automatiques.
- Procès-verbal de vote au format PDF.
Résolutions
- Circuit de validation : projet → soumise → approuvée → verrouillée.
- Scellement SHA-256, PDF scellé et vérification d'intégrité.
- Approbation et scellement réservés au Président.
Module 5
Module Documents et recherche (GED)
Bibliothèque documentaire arborescente et recherche.
Bibliothèque documentaire
- Arborescence de dossiers (par exercice, organe, type).
- Téléversement, déplacement et renommage ; droits d'accès par dossier (public / organe / profils).
- Visionneuse PDF intégrée et annotations (notes privées ou partagées).
Recherche documentaire
- Recherche plein texte sur le titre, les mots-clés et le type.
- Filtres par type, organe, exercice et dates.
- Résultats filtrés selon vos droits d'accès.
Espaces de discussion confidentiels de la gouvernance.
Espaces d'échange
- Fils de discussion confidentiels par séance et par organe.
- Accès réservé aux membres de l'organe concerné.
Fil de discussion
- Messages horodatés au sein d'une séance ou d'un organe.
- Cloisonnement strict : un non-membre n'y a pas accès.
Module 7
Module C — Pilotage, suivi et performance
Suivi des actions, indicateurs de gouvernance et évaluation du Conseil.
Pilotage — plan d'actions
- Plan d'actions issu des décisions (responsable, échéance, avancement).
- Tableau de bord du taux d'exécution ; alertes automatiques (in-app + e-mail).
- Exports CSV / PDF.
KPI de gouvernance
- Indicateurs : taux de présence, taux de quorum atteint, délai moyen d'exécution.
- Jetons de présence (montant paramétrable) ; filtres par exercice / organe ; exports.
Évaluations
- Questionnaires d'évaluation du Conseil (anonymes ou nominatifs).
- Création, ajout de questions (échelle 1-5 ou ouvertes), ouverture / clôture.
Restitution d'une évaluation
- Restitution agrégée : moyennes, répartition, taux de participation.
- Anonymat préservé ; export PDF.
Module 8
Module F — Administration et paramétrage
Paramétrage de la gouvernance et supervision, réservés au secrétariat et à la DSI.
Gouvernance
- Paramétrage graphique des organes et comités.
Détail d'un organe
- Mandats (membres) et fonctions au sein de l'organe.
- Règles de quorum et de majorité par type de séance.
Supervision
- Tableau de bord d'administration : utilisateurs, séances par statut, volumétrie documentaire, audit, activité de gouvernance.
Modèles d'e-mails
- Modèles éditables (convocation, relance, alerte d'échéance) avec champs de substitution.
Utilisateurs
- Gestion des comptes et des profils ; réinitialisation de la 2FA ; suspension / réactivation.
- Réservé au Super-Administrateur.
Journal d'audit
- Traçabilité des actions sensibles : utilisateur, adresse IP, horodatage.
- Export CSV.
Journal des e-mails
- Liste des e-mails transmis (convocations, relances, alertes) avec leur statut (Envoyé / Simulé / Échec).
- Réservé au Super-Administrateur.
Détail d'un e-mail
- Métadonnées de l'envoi et corps du message tel qu'il a été transmis.
